¿Qué es un webinar y cómo funciona?

Con una pandemia global que se ha tomado el mundo obligando a las personas a trabajar desde casa; los webinars han resurgido en su popularidad y uso cotidiano. Aprende aquí qué es un webinar y por qué y cómo puedes hacer uno.

En la última década (en especial en los últimos meses), los webinars se han convertido en una herramienta esencial para educar a estudiantes y clientes potenciales, generar leads o nuevos contactos de negocio; así como también para mantener cautivada una extensa audiencia en línea.

Si eres nuevo/a con los webinars, probablemente te preguntes…

¿Qué es un webinar? Definición de webinar:

De acuerdo a Merriam-Webster, un webinar (o seminario web) es “una presentación educativa en línea que se realiza en vivo, durante la cual los espectadores que participan pueden enviar preguntas y comentarios”.

Pensando en esta definición, quizás te preguntes, “bien, ¿Qué es un seminario?” Definición de Seminario: “una reunión para dar y discutir información”.

Los webinars son eventos, presentaciones de video, talleres, seminarios, sesiones de entrenamiento o charlas en el aula, que se realizan en línea  y se imparten por medio de un software para conferencias de webinars.

Lo que hace resaltar a los webinars es que son una forma de comunicación bidireccional frecuente, en donde asistentes y  presentadores dan, reciben y comparten información en tiempo real.

Un webinar es diferente a un webcast. Los webcasts son sesiones pregrabadas que se transmiten en línea (Por ejemplo TV o YouTube). Mientras que los webinars son principalmente sesiones en vivo que permiten la interacción en tiempo real entre el presentador y los asistentes.

Ya sé qué es un webinar pero, ¿Cómo funcionan los webinars?

Como mencionaba anteriormente, los webinars son sesiones interactivas en línea en donde presentadores y asistentes pueden tener una comunicación bidireccional en el mismo momento en que ocurre.

Los webinars benefician a los presentadores, ya que les permite compartir documentos de cualquier tipo con sus asistentes, de forma directa dentro de la plataforma de webinar en línea. Estos incluyen: notas de voz, videos, presentaciones y otros documentos.

Los webinars tienen una gran cantidad de usos (a menudo relacionados con los negocios), pero el uso más grande e importante de los webinars es educar e involucrar a una audiencia (tanto grande como pequeña).

Tu audiencia podría ser cualquier persona desde nuevos o antiguos clientes, colegas de la industria o incluso estudiantes de tu aula de clases.

Esto significa que los webinars son útiles para prácticamente cualquier industria en donde la comunicación con la audiencia sea un factor clave para el éxito tanto personal como profesional.

Los webinars también pueden ayudarte a:

• Educar a tu audiencia sobre tu negocio y ofertas.
• Crear autoridad en tu industria o nicho.
• Mostrar tu producto y sus características a tus clientes.
• Integrar nuevos clientes a tu producto.
• Capacitar empleados, tanto nuevos como existentes.
• Generar leads para tu negocio.

Por ejemplo, en el mundo del marketing —los webinars se utilizan principalmente para generar clientes potenciales.

Si eres un/a profesional de la comunicación y estás buscando un modo eficaz de interactuar con tu equipo y clientes, te recomiendo ampliamente este webinar.

Si eres nuevo con los webinars, una excelente manera de familiarizarte con ellos es asistir a otros webinars y tomar notas (más adelante hablaremos más sobre esto).

El webinar en línea mostrado anteriormente fue grabado en vivo la primera vez y ahora es una grabación en nuestra página web que genera nuevos clientes potenciales diariamente.

Esto hace que los webinars tipo “grábalo y olvídalo” sean máquinas para generar clientes potenciales. Buenísimo, ¿verdad?

Otra forma en la que los marketers usan los webinars en línea es para crear autoridad, credibilidad y posicionarse como autoridad y expertos en la industria; a la vez que posicionan su negocio.

Los webinars pueden cumplir varios propósitos

Drift aprovecha los webinars para diversos propósitos, que van desde involucrar a clientes actuales y nuevos, crear credibilidad en la industria, así como colaborar con otras empresas tipo SaaS.

Y a su vez, esto ayuda a Drift a posicionarse como un experto en el tema, dentro de la industria de las empresas SaaS.

Los webinars también son utilizados ampliamente en la educación virtual o eLearning. Como educador, tu capacidad de poder llegar a los estudiantes se expandirá drásticamente, permitiendo que puedas enseñar a una mayor número de estudiantes desde la comodidad de tu hogar.

Los estudiantes no tienen que viajar, y con la crisis actual que obliga a todas las personas a quedarse en casa, los webinars en línea pueden ser la herramienta de aprendizaje más importante dentro del arsenal de un maestro.

Este es un claro ejemplo de cómo HBR aborda los webinars para la educación

Luego de leer esta guía en su totalidad, comprenderás mejor cómo replicar este enfoque y ejemplos de webinars en tu propia aula de clase o institución.

¿Por qué los webinars son eficaces?

Lo que hace que los webinars sean efectivos y eficaces, comparados con los eventos físicos o talleres, es que con los webinars no necesitas alquilar una ubicación física o lidiar con la logística que lleva organizar eventos en persona. De hecho, en el 2020 se duplicó el número de organizaciones que planificaban eventos virtuales.

Con la enorme cantidad de ventajas que tienen los webinars (vs eventos físicos), la variedad de funciones, el soporte con múltiples tipos de contenido… Las posibilidades son prácticamente infinitas.

Ventajas de los webinars

Debido a que los webinars son eventos en línea, son mucho más convenientes tanto para el presentador como para los asistentes. Una gran ventaja es que puedes organizar y asistir a los webinars desde la comodidad de tu oficina (o de tu hogar).

Sea para la presentación de un pequeño grupo o uno de más de 100 asistentes, los webinars funcionan en ambos escenarios.

Los webinars pueden ser pregrabados y reproducidos en cualquier momento para que los participantes puedan asistir cuando deseen. Esto hace que los webinars sean más fáciles de configurar, reutilizar y además sean mucho más económicos comparados con los eventos presenciales.

Los eventos fuera de línea tienen sus propios beneficios, sin embargo con los webinars en vivo no tienes que perder tiempo y agonizar por hallar el alquiler del lugar, la comida, bebidas o asegurarte de que funcione bien el equipo para tu presentación.

Las personas suelen usar los webinars de forma creativa para la educación, ventas, posicionamiento de marca, marketing, recursos humanos, incorporación de los usuarios, etc. Así que, si se trata de lo que puedes hacer con los webinars: el cielo es el límite.

Muchísimas herramientas para los webinars vienen acompañadas de pizarras interactivas, encuestas, sondeos, funciones para chat en vivo; lo cual los hace mucho más personalizados, llamativos e interactivos para tu audiencia.

Estas son solo algunas de las razones por las cuales los webinars han elevado tanto su popularidad en los últimos tiempos.

Formatos del webinar

Los webinars incorporan múltiples funciones personalizables y son compatibles con varios formatos de contenido, como:

1. Video en vivo: Este es el tipo de webinar más conocido. Los webinars en vivo suelen generar la mayor participación.
2. Pregrabados: La mayoría de los webinars son en vivo, pero siempre puedes grabar un webinar en vivo y tus futuros participantes podrán registrarse para verlo cuando gusten. Ideales para los temas perennes.
3. Texto: La mayoría de las herramientas para los webinars vienen equipadas con funciones para chat de texto. Siempre podrás preguntar y responder en tiempo real las inquietudes de tu audiencia.
4. Pizarra: Se utiliza para dibujar y explicar conceptos importantes.
5. Encuestas y sondeos: ¿Quieres mantener a tu audiencia interesada? Utiliza encuestas y sondeos para que los asistentes respondan a preguntas y mantengas organizado todo en un mismo lugar.
6. Presentación de diapositivas: Este es el tipo de formato de contenido más común para webinars.

Si prefieres mantener las cosas fáciles en tu primer webinar, puedes hacer simplemente una presentación de diapositivas. Aquí te mostramos un ejemplo de una presentación para webinar que puedes personalizar ahora mismo:

Francamente, la clave para hacer un webinar llamativo es en sí, la presentación de diapositivas.

Una vez que aprendas a crear una genial presentación para webinar, podrás mejorar algunas cosas, experimentando con diferentes herramientas para webinar, como: pizarras, sondeos, encuestas, etc.

Webinars para marketing, generación de leads y colaboraciones

El marketing es un área donde los webinars pueden ofrecer el mayor valor y retorno de inversión para un negocio, en términos de generación de clientes potenciales calificados.

Empresas como Drift, ConvertKit y G2 aprovecharon de forma exitosa los webinars para escalar su lead generation, y a su vez elevar sus ingresos. Si los webinars funcionaron para ellos, también podrán funcionar para ti.

Nuestros amigos de G2 realizan webinars de forma regular sobre diversos temas, con el objetivo de generar clientes potenciales e impulsar registros para su software:

G2 cubre una gran variedad de temas en sus webinars. Y no solo eso, los webinars colectivos son el modo perfecto de formar equipo con otras empresas y expertos en el tema de tu industria.

Realizar webinar colectivos tiene algunas ventajas. Aquí tienes dos de ellas:

1. Asociarte con otras empresas o negocios te otorga acceso a su audiencia. De hecho, podrían ser clientes potenciales que, de otro modo, no sabrían de ti.
2. La colaboración con otras empresas le añade credibilidad y autoridad a tu contenido y te establece como líder de opinión en tu industria.

Los webinars pueden ayudar a tu audiencia en un tema específico

Con este webinar, nuestro objetivo fue muy simple: ayudar a los negocios a sobrellevar esta crisis, describiendo de qué forma pueden crecer usando el marketing de contenidos (como nosotros lo hemos hecho).

Los webinars podrían ser también el reemplazo perfecto para los eventos presenciales/físicos. Con la cancelación de los distintos eventos físicos y con el mundo obligado a trabajar desde casa, las empresas están haciendo lentamente la transición de organizar eventos físicos a organizar eventos de forma virtual (haciendo webinars).

Por ejemplo Wishpond optó por hacer eventos virtuales para que fuera más fácil para sus participantes y asistentes, estar en el evento, incluso desde casa:

Webinars para la educación

Los webinars han aumentado su popularidad en los últimos años estableciéndose como una poderosa herramienta para el aprendizaje, no solo para los marketers, sino también para las escuelas y universidades.

Para los educadores, es mejor llegar e interactuar con millones de estudiantes sin tener que ir a un aula de clases o gastar dinero en viajes. Además, los estudiantes pueden estar sintonizados desde la comodidad de sus hogares.

En estos casos es donde son útiles las pizarras, encuestas, sondeos y los webinars pregrabados para hacer que las sesiones sean más interactivas, llamativas y reproducibles.

Con la crisis actual, los colegios e universidades han efectuado la transición del aprendizaje en el campus, al aprendizaje a distancia. Definitivamente, usar los webinars como herramienta de aprendizaje ha crecido en popularidad en el panorama de hoy en día.

Mi alma mater, Seneca utiliza webinars educativos para todo tipo de acontecimientos —desde educar a sus estudiantes potenciales sobre la universidad, hasta darle la bienvenida a nuevos estudiantes en su primera semana en el campus y crear jornadas virtuales de puertas abiertas:

Webinars para demostración de productos

Las empresas y negocios han empezado a adoptar los webinars para la demostración de sus productos, para venderlos de forma estratégica y crear una relación más profunda con sus clientes potenciales.

Pero, ¿Cuándo es el mejor momento para empezar a usar los webinars para demostración de productos? La respuesta es: ¡Ahora!

Los compradores de hoy conocen bien la tecnología digital, y constantemente están investigando y comparando productos de la competencia para tomar la mejor decisión de compra.

Un webinar para la demostración de producto te ofrecerá una mayor oportunidad de llamar el interés de tu comprador ideal y ayudará a que conozcan tu producto de adentro hacia afuera.

Además de ser una oportunidad única para que tu negocio pueda mostrar casos de estudios reales de tus usuarios actuales y cómo han usado exitosamente tu producto; de forma que tu comprador ideal conozca cómo obtener los mismos resultados.

Un buen ejemplo de webinars para demostración de productos viene de OroCommerce, la plataforma de comercio electrónico B2B. Cada vez que liberan una actualización de un producto importante, realizan demostraciones del producto para presentar los beneficios de cada característica nueva.

Cuando haces un webinar en vivo enfocado en los puntos débiles de tu audiencia, debes vincular tu producto de modo estratégico en tu presentación y explicar cómo esto ayuda a tus asistentes a resolver sus problemas más urgentes.

De esta forma, no solo educarás a tu audiencia, sino que además despertarás su interés en probar tu producto o servicio, e incluso en comprarlo. Debes asegurarte de dedicar algo de tiempo a responder preguntas durante el webinar para eliminar cualquier objeción acerca de tu producto.

Aquí tienes un ejemplo de una presentación de webinar para demostración de productos, que puedes usar para mostrar tus propios productos o servicios:

Webinars para capacitación de empleados

Las herramientas para webinar pueden funcionar tanto para las reuniones de software como para la capacitación y formación de antiguos y nuevos empleados.

Esto es especialmente útil si te comunicas con un equipo remoto. O incluso con un equipo tan grande como para sentarse todos juntos en un salón.

Puedes empezar incluyendo webinars en tus materiales de bienvenida de empleados o realizar una orientación similar a un webinar en la cual describas las expectativas, visión, misión y preguntas de tus nuevos empleados acerca de tu empresa.

También puedes usarlos para mostrar la cultura de tu empresa y la importancia que tendrá en los nuevos empleados.

Los webinars son la herramienta perfecta para educar a tus empleados sobre temas determinados pero igual de importantes, como: la productividad, seguridad, diversidad en el lugar de trabajo, el compromiso de los empleados, etc.

¿Te gustaría que el próximo webinar que realices para tu negocio cubra el tema de la accesibilidad en el lugar de trabajo? A continuación te mostramos una presentación que puedes usar en tu próximo webinar:

¿Cómo crear y organizar un webinar?

Quizás ahora te preguntes, “toda esta información vale oro, pero ¿Cómo puedo hacer mis propios webinars?”

Si es la primera vez que haces un webinar, tal vez te sientas nervioso o abrumado. Pero hacer webinar no es tan complicado como piensas.

Empieza por seleccionar las herramientas correctas para la organización de webinars, y una vez que lo hagas, sigue este simple proceso de cinco pasos para crear un webinar que te convertirá en poco tiempo en todo un/a profesional de los webinars:

Elige la mejor herramienta para organizar tu webinar:

Hay cientos de herramientas disponibles en el mercado para hacer webinars de forma gratuita o paga y con soporte comercial. De hecho, la mayoría de estas herramientas para la organización de webinars vienen con funciones similares.

Seleccionar una herramienta para webinar que sea adecuada para ti depende de los objetivos de tu negocio, cumplir con tu presupuesto y por supuesto, elegir lo que valoras en una herramienta de webinar.

Estas son algunas herramientas para webinar que pueden ayudarte a comenzar:

1. Zoom (freemium): La herramienta más conocida para reuniones en línea, también funciona como una herramienta para webinars. Inicia con un plan gratis y ofrece planes empresariales pagos con funciones robustas.
2. WebinarJam (de pago): Inicia con  un pago de $499 USD/año e incluye funciones como chat en vivo y grabaciones automáticas.
3. WebinarNinja (de pago): Inicia con un pago de $39 USD/mes para hasta 100 asistentes. También tiene una prueba gratis de 14 días para que la pruebes.
4. ON24 (prueba gratis): Viene con potentes funciones tanto para los asistentes como para los informes y marketing. Se integra con muchas otras herramientas, pero cada integración tiene precio.
5. Zoho Meetings (de pago): Inicia con un pago de $15 USD para 25 asistentes. También te permite alojar hasta 250 asistentes por solo $63 USD/mes.

Crea tu propio webinar en cinco pasos:

Una vez que hayas dedicado tiempo a elegir la herramienta correcta para organizar tu webinar, ve más allá: ¡crea tu primer webinar!

Hacer tu primer webinar puede ser algo abrumador, pero voy a describir los pasos exactos que debes seguir para hacer que tu primer webinar sea un éxito rotundo. Aquí los tienes:

1. Identifica el objetivo de tu webinar

Los webinars tienen una gran cantidad de usos debido a su extensión, por lo cual te ayudarán a lograr diferentes objetivos.

Empieza por preguntarte, “¿cuál es mi objetivo con este webinar?, ¿Qué trato de lograr?”

1. ¿Generar más clientes potenciales para tu equipo de ventas?
2. ¿Educar a tus alumnos que están estudiando desde casa?
3. ¿Vender un concepto o una idea a clientes potenciales?

En cuanto hayas identificado el objetivo principal de tu webinar, debes pensar en cuáles son los indicadores de rendimiento claves (KPIs) para determinar el éxito de tu webinar.

Luego de determinar los objetivos e indicadores KPI que lo acompañan, debes asegurarte que todo lo que hagas esté relacionado con ese objetivo principal, bien sea crear el contenido de tu webinar, promocionarlo, etc.

Si el objetivo de tu webinar es enseñar a tus clientes potenciales sobre los principios de la motivación, tu mejor opción podría ser una presentación simplemente educativa y no comercial:

2.  Asiste a otros webinars

La mejor forma de planificar, crear y organizar un webinar exitoso es investigar a la competencia.

Examina tu industria y empieza a investigar cómo las empresas están usando sus webinar exitósamente para educar o vender a su audiencia. ¿Qué puedes hacer diferente o mejor?

¿Puedes interactuar mejor con tu audiencia? ¿Podrías hacer preguntas mejores? ¿Puedes mejorar el contenido de tu webinar? Debes ser curioso/a y tomar notas siempre que puedas.

Una vez que hayas asistido a algunos webinars podrás tener una compresión general acerca de cuáles webinars son exitosos y cuáles no. Solo te queda emular los webinars que tuvieron un éxito rotundo.

3. Planifica y describe tu contenido

En este paso, empezarás a crear el esquema de tu webinar y establecerás las bases, como invitar a los asistentes, planificar la logística del evento y elegir una estrategia de promoción para tu webinar.

Elaborar un esquema para el contenido de tu webinar es muy simple si ya tienes un objetivo en mente.

Por ejemplo, si tu objetivo es educar a los nuevos usuarios acerca de cómo hacer una infografía usando Venngage, aquí te mostramos cómo debería lucir un esquema:

1. Introducción
2. ¿Qué es una infografía?
3. Casos de uso de una infografía
4. ¿Cómo puedes hacer una infografía?
5. Cómo las empresas utilizan las infografías

Un esquema de webinar te ayudará a enfocarte en los temas que le interesan a tu audiencia (de acuerdo a tu investigación) y a que te mantengas enfocado.

¿La mejor parte de todo? Podrás conseguir un producto final como la siguiente presentación para webinar:

4. Diseña las diapositivas de tu webinar

En cuanto identifiques el contenido de tu webinar, ¡necesitas comenzar a diseñar la presentación real de tu webinar!

Partir con una presentación en blanco es algo difícil. Créeme, lo he intentado. Así que mejor selecciona una plantilla de presentación que te guste y personalízala como quieras.

Empieza a experimentar con la plantilla, editando algunos elementos como las fuentes y encabezados ¡juega con el diseño de la presentación!

Si estás suscrito a nuestro Plan Negocios, incluso tienes la opción de utilizar la función Mi Kit de Marca para importar automáticamente en tus diseños los colores, logos y fuentes de tu marca:

5. Promocionar tu Webinar

Ya adelantaste el trabajo más importante: planificar tu webinar, configurar las herramientas del webinar, establecer los objetivos, investigar a la competencia, etc.

Pero a menos que promociones tu webinar, nadie podrá saber lo valioso que es para ellos. Así que la última pieza del rompecabezas es hacer marketing al webinar.

El marketing de webinars no es complicado, solo necesitas posters creativos, elementos visuales para tus redes sociales, al igual que hacer líneas de tiempo de eventos que informen a los asistentes sobre la agenda del evento. Usa contenido de redes sociales bien diseñado.

Conclusión

Ahora conoces todos los conceptos básicos sobre qué es un webinar, cómo hacer uno y los softwares para conferencias que necesitas para organizar tu propio webinar.

Si estás listo/a para crear webinars que eduquen y cautiven a tu audiencia, sin importar la industria o profesión, asegúrate de seguir las siguientes prácticas recomendadas para organizar webinars:

• Elige la herramienta para webinar adecuada. Esto se reduce a tu presupuesto, objetivos, al igual que a las funciones que te gustaría tener en tu software para organización de webinars.
• Identifica tu objetivo. ¿Qué tratas de lograr con tu webinar? ¿Qué contenido le interesa a tu audiencia? ¿Cuáles son sus puntos débiles? Por encima de cualquier cosa, la claridad en tus objetivos es crucial.
• Espía a tus competidores. ¿Cómo las otras empresas aprovechan los webinars? ¿Cómo están estructurados sus webinars? Toma nota y piensa en lo que puedes hacer mejor o diferente con tu webinar.
• Promociona tu webinar. Has trabajado días, semanas (o meses) creando un webinar increíble. ¡Deja que el mundo lo sepa!